Survol – Menu Dossiers des enfants

Il s’agit d’un des principaux axes nécessaires au bon fonctionnement de votre logiciel.
Toute information pertinente englobant les différents aspects de l’arrivée d’un enfant à votre milieu de garde sera consignée et accessible dans ce menu.
Lorsque le dossier de l’enfant est complet, vous pouvez imprimer les ententes de services et les différentes autorisations, mais également entrer les présences et les paiements des parents.

Identification #

Dossier de l’enfant – Identification

Actif
Une fois créé, un dossier est automatiquement actif.
Pour le mettre inactif, il suffit de cliquer sur Actif. La mention Inactif apparaît, puis Enregistrer le tout.

Identification de l’enfant
Les informations nécessaires à l’identification de l’enfant sont consignées à cet endroit.
Lors de la création d’un nouveau dossier, les cases jaunes doivent obligatoirement être remplies avant de cliquer Enregistrer.
Vous pouvez y ajouter une photo au besoin.

NIREC (Numéro d’Identification au Registre de l’État Civil)
Ce numéro apparaît sur le certificat de naissance des enfants nés au Québec.
Si vous êtes une garderie en milieu familial, le NIREC est facultatif.
Si vous êtes une installation non subventionnée et que vous avez l’option ICSGE – Transmission au MFA (Ministère de la Famille), vous devez inscrire ce renseignement.

No. d’assurance-maladie
Cette information est facultative.  Également si vous désirez avoir un rappel dans le Centre des messages lors de l’expiration, vous devez indiquer la date d’expiration.

Fréquentation
Les informations sur la fréquentation de l’enfant.

Fréquentation courante
L’horaire qui apparaît ici est en fonction de l’entente de services actuelle (onglet Ententes de service).

Parents #

Dossier de l’enfant – Parents

Dans cette section, vous devez compléter toute information relative aux adultes prenant en charge l’enfant (parents, contact en cas d’urgence, etc.).
Important : assurez-vous de l’orthographe et de l’exactitude des informations retranscrites.
Également, assurez-vous d’inscrire un NAS (Numéro d’assurance sociale) valide pour le ou les parents désirant recevoir les reçus fiscaux.

Mêmes coordonnées que l’enfant
Par défaut cette case est cochée, elle évite ainsi de réécrire l’adresse. Si la personne n’habite pas avec l’enfant, enlevez le crochet afin de saisir ses coordonnées.

Contact en cas d’urgence
Cochez au besoin.  La personne apparaîtra, entre autres, sur la fiche d’inscription à la section Personnes à contacter en cas d’urgence (3 personnes maximum). L’ordre d’apparition est le suivant : la mère, le père et les autres personnes.
Également ces personnes apparaissent sur la Liste des contacts en cas d’urgence (enfants/parents et personnel) (sans limite de personne).

Autorisation à reprendre l’enfant

Cochée par défaut.  La personne apparaîtra, entre autres, sur la fiche d’inscription à la section Personnes autorisées à reprendre l’enfant en tout temps
Également ces personnes apparaissent sur la Liste des personnes autorisées à reprendre l’enfant (sans limite de personne).

Autoriser l’envoi par courriel des relevés 24
Vous devez demander le consentement écrit des parents avant de cocher cette case.  Celui-ci peut notamment vous être transmis par voie électronique, par la poste ou autrement.

ID
Si applicable, numéro d’identification du parent lors de la synchronisation avec Planitou.

Mode de paiement
Milieu familial : à titre informatif seulement.
Installation non subventionnée : applicable si vous avez l’option EFT (Electronic Funds Transmission c.-à-d. transfert électronique de fonds), sert à gérer la facturation des parents. Sinon, à titre informatif seulement.

Ententes de services #

Dossier de l’enfant – Ententes de services

La gestion de vos ententes de services (contrats) avec les parents se fait ici.
Vous pouvez inscrire plusieurs ententes de services pour un même enfant selon la durée de fréquentation de celui-ci.
Il est essentiel d’avoir une entente active pour accéder à l’écriture des présences et à la facturation des paiements.

Garde partagée – [1 semaine sur 2]
À utiliser lorsque :

  • l’enfant est présent au service de garde seulement 1 semaine sur 2 avec le parent inscrit à l’entente de services.
  • les 2 parents désirent gérer leur facturation séparément.  Dans ce cas, chacun des parents aura son propre dossier ainsi que sa propre entente de services.

À savoir : l’entente de services DOIT débuter un Lundi, soit la semaine de garde du parent au dossier.

Notes à inscrire sur l’entente de services
Pour ajouter des clauses non prévues à l’entente préparée par Programica. Cette note apparaît à la page 3 de l’entente à la section Notes. Cette mention est pour l’entente pour laquelle elle est indiquée et pour l’enfant concerné.  Pour l’inscrire à d’autres ententes, il est possible de sélectionner la note et la copier (bouton de droite) sur une autre entente.

Nouveau
Pour ajouter les nouvelles ententes qui seront nécessaires pour la durée de la fréquentation de l’enfant.
Il n’est pas possible de chevaucher les ententes, donc pour en faire une nouvelle, inscrire une date supérieure à la date de fin de l’entente qui se termine.
Si vous faites une modification de l’entente présentement en vigueur, vous devez mettre fin à celle-ci en ajustant la date de fin de l’entente pour pouvoir en créer une nouvelle.

Fréquentation
Indique les jours de fréquentation en fonction du besoin des parents.

Entente
Permet, en plus de l’impression de l’entente de services, d’accéder à d’autres options et paramètres comme la Répartition reçus fiscaux si plus d’un parent à l’entente, ainsi que le bouton Options.

Contacts #

Dossier de l’enfant – Contacts

texte …

Facturation et Paiement #

Définit les paramètres de facturation et paiement personnalisés pour chaque enfant (frais de garde, modalités de paiement, période de facturation) en fonction de votre type de garderie.

Milieu familial subventionné #

Dossier de l’enfant – Facturation et Paiement – Milieu subventionné

Frais
Si vous ouvrez les samedis et dimanches, et qu’un parent travailleur saisonnier ou étudiant doit utiliser plus de 20 jours de garde par 4 semaines, cochez cette case.

Modalité de paiement et Facture
Ces sections ne servent pas pour ce type de service de garde.

Milieu familial privé ou Installation privée #

Dossier de l’enfant – Facturation et Paiement – Privé

Frais
Vous pourrez définir le type de frais par défaut et le tarif.

Modalité de paiement
Permet de déterminer la méthode de paiement utilisée par le parent. Vous devez sélectionner le mode de paiement pour la facturation et pour qu’il apparaisse sur l’entente de services (contrat).
Pour les installations qui offrent le virement bancaire aux parents (Transfert Électronique de Fonds (option EFT) : la cédule des versement correspond à la fréquence de paiement du parent. Vous pourriez facturer le parent au mois, même si celui-ci paie à la semaine ou aux 2 semaines.

Facture
Permet de déterminer la période de facturation.

Présences par défaut #

Permet d’attribuer les codes indiqués dans cet onglet lorsque vous ouvrez une ou des périodes du menu Présences.  Il suffit par la suite de gérer les exceptions.

Dossier de l’enfant – Présences par défaut

Présences par défaut
Pour compléter rapidement les codes P (pour une présence) selon l’entente actuelle de l’enfant dans Semaine 1 et Semaine 2 de cette section, cliquez Assigner en fonction de l’entente de services
Aussi, vous pouvez consulter la Légende si vous souhaitez connaître les codes disponibles.

Statuts #

Pour le milieu familial subventionné seulement . Cette section gère les subventions reçues pour l’enfant et leur période d’entrée en vigueur.

Dossier de l’enfant – Statuts

Par défaut, le statut de l’enfant est généré lors de la création du dossier.  Il détermine la date où l’enfant atteint 18 mois.
Pour les conditions particulières (ECP, Handicap ou autre), vous devez inscrire la date d’entrée en vigueur du changement de condition et cocher les cases correspondantes (en y ajoutant les autres subventions précédentes en vigueur à ce moment-là).

Santé #

Cet onglet permet d’indiquer certaines informations liées à la santé afin de se conformer au Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance. Ces informations apparaissent sur la fiche d’inscription.

Dossier de l’enfant – Santé

Pour un enfant avec des particularités
Si l’enfant a un plan d’intervention et qu’il doit être réévalué, vous pouvez indiquer la date de réévaluation.

Le parent fournit
Liste des produits que vous demandez au parent de fournir.  Cette information apparaitra dans l’entente de services.

Fiche d’administration des médicaments (à droite)
Formulaire servant à consigner l’administration de médicaments et l’application d’insectifuge.

Autorisation parentale pour l’administration d’un médicament (à droite)
Formulaire pour le parent servant à vous autoriser à administrer un produit prescrit par un médecin.

Autorisations #

Cet onglet permet de gérer différents types d’autorisations telles que des sorties, la prise de photos et vidéos.  Ces autorisations apparaissent sur la fiche d’inscription. De plus, vous avez accès aux différents formulaires concernant l’administration ou l’application de produits autorisés par le MFA.

Dossier de l’enfant – Autorisations

Autorisations
Par défaut, les autorisations pour les sorties planifiées, les sorties éducatives spontanées et la prise de photos et vidéos sont cochées.

Le parent autorise
Vous pouvez choisir les produits autorisés par le parent et utiliser le Formulaire des autorisations afin que celui-ci appose sa signature.
Celui-ci est valide en fonction de la Durée de validité que vous ou le parent avez définie.

Pour l’Acétaminophène, une section permet d’indiquer sa marque, sa forme et sa concentration ainsi que la Durée de validité. Lors de l’impression du Protocole Acétaminophène, ces informations y apparaissent.
Sur le protocole, la pesée de l’enfant doit être mise à jour minimalement aux 3 mois et le parent doit y apposer ses initiales.

Pour l’Insectifuge, une section permet d’indiquer sa marque, sa forme et sa concentration ainsi que la Durée de validité.  Lors de l’impression du Protocole Insectifuge ces informations y apparaissent.

Absences #

Cet onglet consigne toutes les absences de l’enfant.  Si vous avez inscrit la raison des absences lors de la saisie des Présences (codes A et A ½), elle sera enregistrée à cet endroit.

Dossier de l’enfant – Absences

Imprimer
Permet d’imprimer un rapport des absences pour une période donnée.

Pour plus de détails, voyez la Rubrique Comment ajouter la raison de l’absence d’un enfant ?

Fichiers #

Afin de rassembler à un seul endroit les informations pour un enfant, cet onglet permet de lier des documents qui se trouvent dans votre ordinateur.  Vous pouvez y joindre des fichiers Word, Excel ou PDF.

Dossier de l’enfant – Fichiers

Autres informations #

Une section Note sur l’enfant permet de consigner de l’information sur celui-ci.

La 2e partie de cet onglet est réservée aux utilisateurs ayant activé la synchronisation avec le logiciel Planitou ou qui ont l’option CSG (transmission au MFA – Installation non subventionnée) – usage interne.

Autres documents disponibles à partir du dossier de l’enfant #

Pour terminer le survol de cette section, voici les différents documents que vous pouvez retrouver.

Dans Imprimer #

Les documents disponibles sous le bouton Imprimer diffèrent selon si vous êtes un milieu familial subventionné ou non ou encore une installation non subventionnée.

Dossier de l’enfant – Bouton ImprimerMilieu Familial subventionné
Dossier de l’enfant – Bouton Imprimer – Milieu Familial privé
Dossier de l’enfant – Bouton Imprimer – Installation non subventionnée

Fiche d’inscription #

Vous pourrez imprimer la fiche selon différents choix d’impression :

  • Pour l’enfant sélectionné AVEC les cases à cocher (allergies, autorisations, etc.)
  • Pour l’enfant sélectionné SAUF les cases à cocher
  • Formulaire en blanc (pour un nouvel enfant dont le dossier est inexistant)

Profil de l’enfant #

Ce document permet à l’éducatrice d’avoir un portrait de l’enfant avant son arrivée afin de permettre une bonne intégration de celui-ci au service de garde.  Les informations inscrites par le parent ne servent qu’au moment de l’intégration et n’ont pas à être entrées dans LogiCentre.

Les choix d’impression sont :

  • Imprimer pour l’enfant sélectionné (indique son nom et sa date de naissance)
  • Imprimer un formulaire en blanc (pour un nouvel enfant dont le dossier est inexistant)

Attestation des services de garde fournis (MF subventionné) #

Ce document est à remettre au parent lors du départ définitif de l’enfant. Une date de fin de fréquentation doit être inscrite au dossier de celui-ci.

Ce document indique le nombre total de jours pendant lesquels vous avez bénéficié d’une subvention en contrepartie de la contribution réduite du parent ainsi que le nombre total de jours où le parent a bénéficié d’une exemption de la contribution réduite pendant l’année de référence.

L’année de référence est du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

Pour plus de détails, voyez la Rubrique Où peut-on imprimer l’Attestation des services de garde reçus?

Demande d’admissibilité à la contribution réduite (MF subventionné) #

Pour que le parent puisse bénéficier de la contribution réduite, il doit y être admissible.  Le parent a l’obligation de signer le formulaire et de fournir les documents requis pour faire la demande auprès du bureau coordonnateur qui prendra la décision finale.

S’il y a des changements au niveau du parent inscrit à l’entente de services au profit de l’autre parent, le formulaire de demande d’admissibilité à la contribution réduite doit être complété par celui-ci afin de pouvoir y être admissible.

Vous pouvez l’imprimer Vierge ou Complétée (en fonction des renseignements au dossier) et les formats Lettre (81/2 X 11)  ou Légal (81/2 X 14) sont disponibles.

Pour plus de détails, voyez la Rubrique Où peut-on trouver la Demande d’admissibilité à la contribution réduite?

Présence d’une arme à feu dans une résidence (MF privé ou subventionné) #

Si des armes à feu sont présentes dans la résidence où vous offrez des services de garde en milieu familial, vous devez utiliser ce document,  Dans celui-ci, à la section Précisions importantes vous y retrouverez toute l’information requise au sujet de vos obligations.

Avis au parent (FO-0293) #

Pour le milieu familial privé seulement.  Ce formulaire doit être remis au parent lors de l’inscription de son enfant et signé par ce dernier.  Il y est décrit les conditions à respecter pour fournir des services de garde sans reconnaissance ni permis.

Frais de garde donnant droit au crédit d’impôt (TPZ 1029.8.F.A) #

Pour les milieux privés (familial ou installation). Le parent désirant faire une demande ou une modification de versements anticipés du crédit d’impôt pour frais de garde d’enfants, ce formulaire doit être complété par la personne qui fournit les services de garde ou par son représentant.

Vous pouvez l’imprimer Vierge ou Complété

Formulaire complété
Par défaut, le nombre de jours de garde est 261 ou 262 (soit du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours).  Pour une période plus courte, vous devez modifier directement le nombre de jours dans la fenêtre avant l’impression.  Également, le nom de l’enfant qui apparaît est celui dans lequel vous êtes au moment de l’ouverture du formulaire.  Si le parent a plus d’un enfant de la même famille, vous pouvez manuellement ajouter les informations pour les autres enfants (pour un maximum de 3).

À partir du menu d’accueil, Flèche à droite de Dossiers des enfants #

Flèche à droite – Dossiers des enfants

Lorsque vous vous trouvez dans l’accueil de LogiCentre, vous pouvez apercevoir une flèche à droite de Dossiers des enfants.
À partir de ce bouton, vous avez accès à différents documents que vous pourrez consulter dans Listes et rapports.  Également vous avez accès à Exercice d’évacuation ainsi que Rapport d’incident.

Listes et rapports #

Dossiers des enfants – Listes et rapports

Voici les listes et rapports disponibles :

  • Liste des anniversaires
  • Liste des enfants actifs avec mère/père et téléphones travail
  • Liste des enfants actifs avec mère/père et téléphones courriels
  • Liste des enfants actifs avec mère/père et courriels
  • Liste des contacts en cas d’urgence (enfants, parents et personnel)
  • Liste des numéros d’urgence
    • Lorsque vous sélectionnez cette liste, les numéros d’urgence s’affichent. Vous pouvez en inscrire jusqu’à 15 et les imprimer. Si vous désirez ne pas afficher un numéro, effacez-le ainsi que sa description au besoin. Notez que les 3 premiers numéros sont obligatoires selon le règlement sur les services de garde à l’enfance (RSGEE). 
  • Liste des personnes autorisées à reprendre l’enfant
  • Liste des enfants avec des allergies et des restrictions alimentaires

Exercice d’évacuation #

La responsable d’un milieu familial doit prévoir des procédures d’évacuation en cas d’urgence.  Vous devez organiser des exercices d’évacuation à chaque fois que vous recevez un nouvel enfant ou au moins 1 fois par 6 mois.

Dossiers des enfants – Exercice d’évacuation

La fenêtre Exercice d’évacuation permet d’entrer le déroulement des exercices que vous effectuez avec les enfants.  Il est également possible de retourner consulter un exercice déjà effectué.

Pour plus de détails, consulter la Rubrique Où imprimer le formulaire d’exercice d’évacuation?

Rapport d’incident #

Plusieurs incidents peuvent survenir en service de garde avec les enfants. Les assureurs demandent de déclarer ces événements à l’aide d’un formulaire. Selon les informations transmises par l’assureur, vous devez leur faire parvenir les rapports selon les critères déterminés par eux.

Dossiers des enfants – Rapport d’incident

À l’ouverture de Rapport d’incident, vous avez accès à l’historique des rapports d’incidents déjà consignés.  Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des rapports d’incident.