Survol – Menu Factures et Paiements

Ce menu permet la facturation aux parents ainsi que l’entrée des paiements pour ceux-ci.  C’est entre autres à partir de ce menu que sera produit les relevés fiscaux. 
Pour les milieux familiaux subventionnés, la facturation se fait à la semaine.
Pour les autres milieux privés, il peut se faire par semaine, une fois par mois ou encore par période de 2 ou 4 semaines.

La cédule de versement des paiements par le parent peut se faire de façon indépendante de la facturation.  Exemple, vous pourriez facturer à la semaine, mais demander au parent de faire son versement au mois.

Saisie des paiements par semaine #

Milieu familial – Factures et paiements par semaine

Saisie des paiements par période – Installation #

Installation non-subventionnée – Factures et paiements par période

Cochez si vous avez reçu tous les paiements en date de … :
À cocher seulement si tous les parents vous paient à la semaine.  Lorsque cochée, le logiciel applique la Date du paiement et le Montant payé selon le montant dû pour la semaine à chaque enfant.

Boutons qui composent la fenêtre :
Reçus :

Si vous voulez remettre au parent un reçu afin d’attester de son paiement.  Ce reçu ne peut pas être utilisé à des fins fiscaux.

Factures :
Pour les milieux de garde privés non-subventionnés, il permet de créer une facture pour un ou tous les enfants pour la période affichée.  Une case à cocher permet également d’inscrire la mention payée sur celle-ci.

État de compte :
Si un parent a un solde impayé, vous pouvez imprimé un état de compte selon une période donnée qui indiquera la facturation, les paiements effectués ainsi que le solde dû par le parent pendant cette période.

Imprimer :
Permet d’accéder au sous-menu permettant l’impression de différents rapports en lien avec la facturation et les paiements.
Total des montants facturés par enfant est LE rapport à utiliser lorsque vous désirez connaître les montants facturés durant une période fiscale.

Générer :
Pour les installations non-subventionnées, si vous êtes en mode de facturation par période, permet de facturer tous les enfants pour une période donnée.

Actualiser :
Pour la période affichée, LogiCentre efface les données et facture les enfants actifs selon les informations indiquées dans les différents menus qui peuvent influencés la facturation tels que Dossier de l’enfant, Calendrier, Service de garde, Paramètres, etc.

Exporter :
Pour les installations non-subventionnées dont le transfert EFT a été activé ($).  Permet de préparer un fichier sécurisé pour fin de transmission à l’institution bancaire pour le prélèvement du paiement des parents.

Historique :
Pour les installations non-subventionnées, permet de rechercher rapidement une facture déjà imprimée ou envoyée par courriel aux parents.

Frais* :
Pour les installations subventionnées en mode de facturation par Période.  Il permet l’ajout de frais supplémentaire tel qu’un frais de sortie, de déjeuner, de retard ou autre. 
*Le + situé à droite permet de facturer un frais supplémentaire pour plusieurs enfants à la fois.

Ajouter frais :
Permet l’ajout de frais supplémentaire tel qu’un frais de sortie, de déjeuner, de retard ou autre.

Dossier :
Permet d’accéder au dossier de l’enfant sélectionné directement à partir de ce menu.
Un double-clique sur le nom de l’enfant permet également d’accéder au dossier de celui-ci.

Tableau de facturation :
Représenté par des lignes et des colonnes, tous les éléments situés à gauche de la ligne centrale représente la facturation.  Les éléments à droite de la ligne concernent les paiements.

Éléments du tableau :
Icône représentant un document et un crayon :
Situé à gauche du nom de l’enfant, cet icône indique si l’entente de service de l’enfant est active pour cette période selon sa couleur (vert ou jaune), .
Si l’icône est jaune avec un cadenas, cela signifie que l’enfant n’a pas d’entente de service pour la période.  Il n’est donc pas possible de modifier la partie facturation dans cette période.

Type de frais :
Frais facturé aux parents.  Pour un milieu subventionné le type de frais par défaut est la Contribution de base.  Pour les autres types de milieu de garde, c’est un Frais de garde par jour.
Pour les milieux subventionnés, lorsqu’il y a des journées de fermeture prévues dans la période (férié, fermeture, ou vacances), une contribution associée au type de fermeture est alors inscrit.

Quantité :
Pour la période affichée, la quantité représente, par exemple, le nombre de jours facturé par type de frais. 
Les jours payables sont déterminés selon le calendrier, le statut de l’enfant, l’entente de services ainsi que sa fréquentation.  Aucun lien n’est fait avec les présences. 

Date du paiement / Montant payé :
Lors de la réception d’un paiement, vous devez indiqué la date et le montant reçu.

Solde :
Le solde s’ajuste selon le solde de la période précédente, le montant dû ainsi que le montant payé au cours de la période affichée.
Un solde positif signifie que le parent vous doit ce montant.
Un solde en négatif signifie que le parent a un trop payé jusqu’à la période affichée à l’écran. (Exemple, si nous sommes en début de mois et qu’il paie pour le mois complet, le solde sera alors en négatif.  Il se déduira au fil des semaines du mois.)