Vérification – Il y a un code AN ou AD payable, mais aucun frais correspondant facturé pour cette période.

Lors de la vérification, il faut toujours se demander si l’avertissement ou l’incohérence est vraiment une erreur ou si c’est correct.  Il est alors important de se remettre en contexte et d’évaluer la situation.  Le logiciel compare les informations contenues dans le Calendrier, le Dossier de l’enfant, les Présences et les Paiements.  S’il constate une incohérence, il l’affiche.  Il s’agit alors à l’utilisateur de voir si la situation décrite est normale ou pas.

Si un avertissement ou une incohérence n’en sont pas réellement pour une raison X, vous pouvez poursuivre la vérification et produire tout de même les relevés fiscaux. Exemples : Enfant remplacé qu’on ne facture pas, son petit-fils dont on ne facture pas le parent (grand-parent), des vacances qu’on facture à certains parents et qu’on ne facture pas à d’autres, etc…

Pour cette incohérence, pour les milieux subventionnés, il peut y avoir des situations exceptionnelles où des jours fériés (AD) ou des journées de vacances (AN) sont facturés à certains, mais pas à tous.

Il faut toujours se demander :

  1. Est-il normal que la journée AN ou AD contenant l’incohérence ne soit pas facturée à cet enfant ?
    1. Oui ? Ne pas corriger l’incohérence, laissez tel quel.
      1. Dans l’Exemple 2, l’incohérence sera corrigée (selon votre situation)
    2. Non ? Suivre En image  1 et 2 ou Les étapes 1 et 2 pour trouver et corriger l’incohérence

En image – Exemple 1 #

Code AN ou AD, mais aucun frais facturé – Exemple 1

Les étapes -Exemple 1 #

  1. Dans le menu Vérification
  2. Un code AN ou  AD est entré pour la journée affichée dans l’encadré, mais aucun montant correspondant n’apparaît pour celle-ci sous la section Paiements
  3. Vérifiez combien de journées AN ou AD doivent être facturées pour la semaine qui inclue la journée affichée.
    1.  Pour cela, regardez pour la semaine en question, le nombre de congé AN ou AD payable indiqué au calendrier ainsi que les codes inscrits sous Présences
      1. Exemple 1 : Milieu subventionné – 4 jours d’ouverture (P ou A) + 1 jour férié ou vacances (AD ou AN) = 4 X Contribution de base + 1 Contribution APSS
      2. Exemple 2 : Milieu subventionné – 5 jours de vacances (AN) = 5 X Contribution APSS
    2. Dans la situation actuelle (vidéo), 4 jours d’ouverture + 1 jour férié doivent être facturés pour la semaine
      1. Dans les Paiements, ça doit correspondre à 4 X Contribution de base + 1 X Contribution APSS
  4. Cliquez Paiements – LogiCentre ouvre Factures et paiements à la période correspondant à la journée affichée
  5. Validez que la Quantité facturé pour l’enfant corresponde au nombre de jours qui devraient l’être
    1. ATTENTION – Milieu familial SUBVENTIONNÉ : Il est important de distinguer les contributions de base et les contributions d’APSS ou de fermeture. 
      1. Même si 5 jours sont facturés au total, si ce ne sont pas les bons types de frais, le logiciel ne peut pas bien attribuer les montants aux bonnes journées.
    2. Pour les milieux PRIVÉS : les frais facturés pour la garde de l’enfant doivent être des Frais de garde
  6. Une fois l’ajustement terminée, Enregistrer et Fermer la fenêtre des Paiements.
  7. De retour dans Vérification, LogiCentre rafraichit avec les nouvelles informations entrées et enlève les incohérences, si celles-ci sont corrigées.
  8. Passer à la prochaine incohérence avec les flèches de navigation

En image – Exemple 2 #

Code AN ou AD, mais aucun frais facturé – Exemple 2

Les étapes – Exemple 2 #

  1. Dans le menu Vérification
  2. Un code AN ou  AD est entré pour la journée affichée dans l’encadré, mais aucun montant correspondant n’apparaît pour celle-ci sous la section Paiements
  3. Vérifiez combien de journées AN ou AD doivent être facturées pour la semaine qui inclue la journée affichée.
    1.  Dans la situation actuelle (vidéo 2), l’enfant est remplaçant depuis le 1er janvier 2021 (tel qu’inscrit à son dossier).  Je ne facture donc pas le jour férié du 01-01-2021..
      1.  Dans les Paiements 4 jours sont payables pour les 4 autres journées de la semaine.
        1. ATTENTION – Milieu familial SUBVENTIONNÉ : Il est important de distinguer les contributions de base et les contributions d’APSS ou de fermeture. 
          1. Même si 4 jours sont facturés au total, si ce ne sont pas les bons types de frais, le logiciel ne peut pas bien attribuer les montants aux bonnes journées.
        2. Pour les milieux PRIVÉS : les frais facturés pour la garde de l’enfant doivent être des Frais de garde
      2. Comme la journée du 01-01-2021 n’est pas facturée, le code AD doit être enlevé des Présences.
  4. Cliquez Présences – LogiCentre ouvre Saisie des présences à la période correspondant à la journée affichée
  5. Cliquez sur la case du 01-01-2021 de l’enfant
  6. Supprimez le code AD ou laissez la case VIDE
  7. Une fois l’ajustement terminée, Enregistrer et Fermer la fenêtre des Présences.
  8. De retour dans Vérification, LogiCentre rafraichit avec les nouvelles informations entrées et enlève les incohérences, si celles-ci sont corrigées.
  9. Passer à la prochaine incohérence avec les flèches de navigation
  10. S’il n’y a plus d’avertissement ou d’incohérence, Fermez la Vérification
  11. Cliquez X  Effectuée pour affichée le crochet vert