Vérification – Il y a un code P ou A, mais aucun frais correspondant facturé pour cette période.

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Lors de la vérification, il faut toujours se demander si l’avertissement ou l’incohérence est vraiment une erreur ou si c’est correct.  Il est alors important de se remettre en contexte et d’évaluer la situation.  Le logiciel compare les informations contenues dans le Calendrier, le Dossier de l’enfant, les Présences et les Paiements.  S’il constate une incohérence, il l’affiche.  Il s’agit alors à l’utilisateur de voir si la situation décrite est normale ou pas.

Si un avertissement ou une incohérence n’en sont pas réellement pour une raison X, vous pouvez poursuivre la vérification et produire tout de même les relevés fiscaux. Exemples : Enfant remplacé qu’on ne facture pas, son petit-fils dont on ne facture pas le parent (grand-parent), des vacances qu’on facture à certains parents et qu’on ne facture pas à d’autres, etc…

Pour cette incohérence, il peut y avoir des situations exceptionnelles où un montant n’est pas facturé pour une absence (A) ou une présence (P). 

Il faut toujours se demander :

  1. Est-il normal que la journée contenant l’incohérence ne soit pas facturée à cet enfant ?
    1. Oui ? Ne pas corriger l’incohérence, laissez tel quel.
    2. Non ? Suivre En image ou Les étapes pour trouver et corriger l’incohérence

En image #

Code P ou A, mais aucun frais facturé

Les étapes #

  1. Dans le menu Vérification
  2. Un code est entré (Présences) pour la [journée affichée] dans l’encadré, mais aucun montant correspondant n’apparaît pour celle-ci sous la section Paiements
  3. Vérifiez combien de journées doivent être facturées pour la semaine qui inclue la journée affichée.
    1.  Pour cela, regardez pour la semaine en question, si un congé est indiqué au calendrier (si un congé est indiqué, voir s’il est coché Payable), ainsi que les codes inscrits sous Présences
      1. Exemple 1 : Milieu subventionné – 5 jours d’ouverture (P ou A) = 5 X Contribution de base. 
      2. Exemple 2 : Milieu subventionné – 4 jours d’ouverture (P ou A) + 1 jour férié ou vacances (AD ou AN) = 4 X Contribution de base + 1 Contribution APSS
      3. Exemple 3 : Milieu subventionné – 5 jours de vacances (AN) = 5 X Contribution APSS
    2. Dans la situation actuelle (vidéo), 5 jours d’ouverture doivent être facturés pour la semaine
      1. Dans les Paiements, ça doit correspondre à 5 X Contribution de base
  4. Cliquez Paiements – LogiCentre ouvre Factures et paiements à la période correspondant à la journée affichée
  5. Validez que la [Quantité] facturé pour l’enfant corresponde au nombre de jours qui devraient l’être
    1. ATTENTION – Milieu familial SUBVENTIONNÉ : Il est important de distinguer les contributions de base et les contributions d’APSS ou de fermeture. 
      1. Même si 5 jours sont facturés au total, si ce ne sont pas les bons types de frais, le logiciel ne peut pas bien attribuer les montants aux bonnes journées.
    2. Pour les milieux PRIVÉS : les frais facturés pour la garde de l’enfant doivent être des Frais de garde
  6. Une fois l’ajustement terminée, Enregistrer et Fermer la fenêtre des Paiements.
  7. De retour dans Vérification, LogiCentre rafraichit avec les nouvelles informations entrées et enlève les incohérences, si celles-ci sont corrigées.
  8. Passer à la prochaine incohérence avec les [flèches de navigation]