Vérification – Il y a des frais facturés en dehors de la période de fréquentation.

Lors de la vérification, il faut toujours se demander si l’avertissement ou l’incohérence est vraiment une erreur ou si c’est correct.  Il est alors important de se remettre en contexte et d’évaluer la situation.  Le logiciel compare les informations contenues dans le Calendrier, le Dossier de l’enfant, les Présences et les Paiements.  S’il constate une incohérence, il l’affiche.  Il revient alors à l’utilisateur de déterminer si la situation décrite est normale ou pas.

Si un avertissement ou une incohérence n’en sont pas réellement pour une raison X, vous pouvez poursuivre la vérification et produire tout de même les relevés fiscaux. Exemples : Enfant remplacé qu’on ne facture pas, son petit-fils dont on ne facture pas le parent (grand-parent), des vacances qu’on facture à certains parents et qu’on ne facture pas à d’autres, etc…

Pour cette incohérence, il peut y avoir différentes raisons. 

  1. Une date de dernière journée de fréquentation est inscrite au dossier de l’enfant, mais celui-ci a poursuivi sa fréquentation au-delà de cette date
    1. Si la fréquentation de l’enfant se poursuit, il faut repousser cette date OU la supprimer (Dossier de l’enfant)
    2. Certains utilisent ce champ date pour inscrire la date de fin de l’entente de services de l’enfant
      1. Si la fréquentation de l’enfant se poursuit, il faut repousser cette date OU la supprimer (Dossier de l’enfant)
  2. L’enfant a quitté, mais des frais ont continué de se cumuler dans le menu Factures et Paiements
    1. Dans Paiements, pour les périodes en dehors de la fréquentation de l’enfant, il faut supprimer les quantités et les montants payés s’il y a lieu

À savoir : Pour les raisons 1 et 2, cette incohérence est importante à corriger, car le relevé 24 ne se calcule pas pour les périodes en dehors des ententes de services ou de fréquentation