Si vous êtes un employeur et avez à gérer du personnel, ce menu est essentiel pour démarrer correctement.
Il permet de gérer tout ce qui touche aux coordonnées de l’employé, son taux horaire, ses vacances, ses paies, etc.
Vous pouvez y inscrire votre assistant, remplaçant, aide et même les membres de votre famille (conjoint, enfant(s) de 18 ans et plus) pour l’expiration de la vérification d’absence d’empêchement (VAE) que vous devez refaire aux 3 ans.
Avant de créer le dossier d’un employé, vous devez vous enregistrer en tant qu’employeur auprès de Revenu Québec, de Revenu Canada ainsi qu’à la CNESST. Si c’est un travailleur autonome, vous n’avez pas à le faire.
Une fois le dossier créé, vous pouvez alors lui inscrire des rémunérations dans le menu Calcul de la paie selon la période de paie que vous avez décidée. À la fin de l’année, il vous sera alors possible de faire les relevés 1, T4 ou T4A de cette personne ainsi que les Sommaires 1, T4 ou T4A.
Personnel – Dossiers du personnel #
Dès que vous devez gérer la rémunération d’une personne, il est conseillé de lui créer un dossier, qu’il soit travailleur autonome ou non.
Actif :
Par défaut le filtre des dossiers qui apparaissent est Actif. Si vous souhaitez accéder à tous les dossiers (Actifs et Inactifs), cliquez sur le sélecteur
Imprimer :
Imprimer le dossier du membre du personnel ou un formulaire en blanc.
Relevés :
Les documents fiscaux disponibles : Relevé 1, T4, T4A et les Sommaires de chacun.
Un aide-mémoire est à votre disposition afin de connaître les étapes pour les produire.
Identification #
Actif :
Une fois créé, un dossier est automatiquement actif.
Pour le mettre Inactif, il suffit de cliquer sur Actif. La mention Inactif apparaît, puis Enregistrer le tout.
N.A.S. :
Le numéro d’assurance sociale est obligatoire si vous devez transmettre un relevé fiscal
Ne pas ajouter aux autorisations et protocoles
Cette case vous permet d’enlever le nom de cette personne sur les différents protocoles et formulaires d’autorisation pour administrer un médicament (ou appliquer un produit réglementé).
Notes :
Ce champ vous permet de consigner une information complémentaire sur l’employé et pour laquelle nous n’aurions pas prévu d’emplacement.
Dossier #
Contenu du dossier :
Pour les milieux de garde reconnus par un bureau coordonnateur, si vous avez un assistant ou un remplaçant, vous devez conserver un dossier de cette personne. Vous pouvez cocher selon si vous avez ou non le document cité dans cette fenêtre.
Il vous permet de vous assurer que vous possédez les documents et de suivre les différentes dates d’échéance afin de respecter le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, article 82.2.
Date de cessation :
Cette date correspond à la date où l’employé cesse de travailler pour vous, que ce soit temporaire ou définitif. Si la personne fait un retour après un congé de maternité ou autre, cette date est alors enlevée. Prenez tout de même en note cette dernière date et inscrivez-la dans le champ note afin de conserver un historique.
Paie #
Ajouter à la liste de paie :
À cocher si vous voulez utiliser le menu Paie – Calcul de la paie.
À la section Valeur par défaut pour chaque paie :
Exemption CSST :
NE PAS cocher à moins que vous ayez reçu une confirmation de l’exemption de la part de la CNESST.
Exemption Assurance-emploi :
NE PAS cocher à moins que vous ayez reçu une confirmation de l’exemption de la part de Service Canada.
Personne en sous-traitance :
À cocher si la personne n’est pas un employé pour lequel vous payez des déductions et cotisations, mais plutôt un travailleur autonome.
Nombre d’heures :
À compléter si la personne fait toujours le même nombre d’heures par période et que vous n’utilisez pas l’horaire. Recommandé de laisser VIDE (fériés à gérer, etc.)
Taux horaire :
Le taux horaire n’est pas ajusté automatiquement lors des changements de taux du salaire minimum. Vous devez le modifier lors de tout changement.
Salaire 1 / Salaire 2 :
Si la personne occupe 2 rôles et que le taux horaire varie selon le rôle, vous pourrez indiquer le taux horaire pour chacun des rôles..
Si vous payez votre employé aux 2 semaines, il peut aussi servir pour indiquer la Semaine 1 et la Semaine 2 si vous désirez distinguer les heures travaillées pour chacune des semaines.
Pourcentage de vacances :
Vous devez déterminer le pourcentage auquel votre employé a droit pour le calcul de vacances. Référez-vous aux normes du travail de la CNESST.
Le taux minimum est de 4%, et il passe à 6% si l’employé complète sa 3e année durant la période de calcul de vacances et qu’il a toujours un lien d’emploi avec vous à la fin de la période.
Assurance collective :
À compléter si vous avez une assurance collective pour vos employés.
RVER :
À compléter si votre employé désire cotiser à un RVER (Régime volontaire d’épargne-retraite). Il est obligatoire de proposer le RVER si vous avez plus de 5 employés.
À la section Montant de base et impôt additionnel :
Montant de base Provincial / Montant de base Fédéral :
Pour chaque année fiscale, le montant indiqué correspond au montant que l’employé doit gagner avant de commencer à payer de l’impôt selon son revenu.
Chaque palier de gouvernement a son propre montant de base.
Impôt add. Provincial / Impôt add. Fédéral :
Si l’employé vous demande de prélever un montant supplémentaire en impôt, indiquer le montant demandé par celui-ci.
Vous devez faire compléter le formulaire d’autorisation de l’employé correspondant au palier du gouvernement AVANT de pouvoir prélever un montant additionnel.
Ce formulaire est conservé dans son dossier pour référence si celui-ci vous est demandé. Vous retrouverez ces formulaires en effectuant une recherche sur Internet (Voir l’encadré jaune de la fenêtre pour connaître le nom des formulaires).
À la section Périodes de vacances :
Date début / Date de fin :
Par défaut, la période est du 1er mai au 30 avril de chaque année (Si elle diffère, la période doit être déterminée dès le départ lors de la configuration de vos paramètres de paie).
Les périodes sont ajoutées dès le début d’une nouvelle période.
Solde départ :
Ce solde de départ est utilisé lorsqu’un autre outil (ou un comptable) effectuait les paies avant de débuter avec LogiCentre.
Vous devez reporter le solde de vacances cumulées à la période précédent le début d’utilisation de LogiCentre pour le menu Calcul de la paie, si une paie est produite, et il est par la suite reporté dans cette section.
Vacances utilisées :
Dans le menu Calcul de la paie, si vous payez un montant de vacances celui-ci doit être inscrit à Paie de vacances. Il est alors reporté dans Vacances utilisées et déduit du Solde à payer..
Pour déterminer le montant à payer de vacances, vous devez vous référer au Solde de la période qui précède la période actuelle. Exemple : Vacances juillet 2021, voir le solde du 1er mai au 30 avril 2021.
Liste des paies #
Toutes les paies créées depuis la date d’embauche se trouvent dans cet onglet. Un double-clic permet d’accéder à la paie recherchée.
Fichiers #
Afin de rassembler à un seul endroit les informations pour un employé, cet onglet permet de lier des documents qui se trouvent dans votre ordinateur. Vous pouvez y joindre des fichiers Word, Excel ou PDF.
