Si vous êtes en nuage ou si vous avez ajouté l’option Signature électronique – parents, vous pouvez effectuer une demande de signature électronique aux parents pour leur fiche d’assiduité.  Le parent reçoit par courriel la fiche et la demande de signature, en prend connaissance, la signe, puis l’expédie.

Certaines étapes doivent être effectuées avant l’envoi des demandes de signature. Voyez Les étapes plus bas pour plus de détails.

En images #

Les étapes #

Étapes préliminaires AVANT l’envoi des demandes :

1. La configuration de votre courriel doit être effectuée et fonctionnelle
   1. Cliquez ici pour plus de détails si ce n’est pas fonctionnel
2. Assurez-vous d’avoir les courriels des parents signataires au dossier des enfants
3. Assurez-vous d’ajouter le courriel du BC pour l’envoi des fiches
   1. Cliquez ici pour voir comment faire
4. Dans Factures et Paiements
   1. Complétez les Paiements pour les semaines des fiches
      1. Même si vous entrez le paiement une fois par mois ou aux 2 semaines, assurez-vous que le tout est facturé jusqu’à la dernière semaine des fiches
      2. Peut être moins si l’enfant débute ou quitte pendant la période 
      3. Cliquez ici pour plus de détails, s’il y a lieu
5.  Dans Présences
   1. Complétez les Présences pour les semaines des fiches
      1. Peut être moins si l’enfant débute ou quitte pendant la période
      2. Cliquez ici pour plus de détails, s’il y a lieu

Étapes du processus d’envoi :

1. Dans le Menu d’accueil
2. Cliquez la [Flèche à droite] de Présences
3. Cliquez Réclamation et assiduités (subventionnée) ou Listes et rapports (privé)
   
4. Sélectionnez Fiche d’assiduité finale
5. Dans Présences – Impression
6. Assurez-vous que vous avez sélectionné la bonne période
   1. Voyez les [Dates] indiquées à Période visée de prestation de service
      ou
   2. Voyez La [Date] de Remise des fiches d’assiduités
7. À la section Liste des enfants
8. Cochez si vous voulez envoyer la demande de signature au parent (2 petites personnes) ou à vous-même (personne seule). Pour sélectionner toute la liste en un clic, cliquez la case de la ligne Tous les enfants (sous les dessins)
   1. Parent : Le parent reçoit la demande par courriel et il peut prendre connaissance de la fiche, la signer et la renvoyer
   2. Vous-même : Vous recevez la demande par courriel et le parent qui n’aurait pas d’appareil intelligent peut prendre connaissance de la fiche, la signer sur votre appareil et la renvoyer
9. 2 choix pour l’envoi des demandes de signatures
   1. Individuel : Cliquez [Crayon] situé sur la ligne de l’enfant sous Signature du parent
   2. Groupé : Cliquez Envoyer les demandes de signatures situé à droite du tableau
10. Le parent a 7 jours suivant l’envoi pour l’effectuer
11. Le service de garde a 7 jours pour récupérer la signature
    1. L’ouverture du logiciel permet automatiquement de récupérer une signature
    2. Si le logiciel n’a pu être ouvert avant ce délai, une nouvelle demande devra être effectuée
12. Une fois les demandes envoyées, un sablier apparaît pour signifier l’attente de la signature. Il apparaît à 2 endroits :
    1. Dans la fenêtre Présence – Impression, dans le tableau où la demande de signature est envoyée pour la période demandée
    2. Dans Présences pour la période demandée
13. Lorsqu’une fiche signée a été récupérée, le logiciel indique une icône représentée par un [cercle orange avec un crayon] à l’intérieur
14. Une fois toutes les fiches d’assiduité reçues, envoyez-les par courriel au bureau coordonnateur (ou imprimez-les)
    
    1. Celles-ci peuvent être envoyées individuellement :
       1. Dans Présence – Impression
       2. Sélectionnez l’[enfant] dans la liste
       3. Cliquez Courriel
       4. Sélectionnez le [courriel du BC]
       5. Cliquez Envoyer
    2. Celles-ci peuvent être envoyées groupées :
       1. Dans Présence – Impression
       2. Sélectionnez Tous les enfants
       3. Cliquez Courriel
       4. Sélectionnez le [courriel du BC]
       5. Cliquez Envoyer

À savoir : Une modification aux Présences pour la période annule la signature du parent et une nouvelle demande doit être envoyée.

Vous devez conserver les fiches pendant les 6 années qui suivent le départ de l’enfant.  Les copies de sécurité du logiciel incluent les fiches d’assiduité signées. Un utilisateur en nuage peut demander une copie de sécurité FINALE de ses données s’il ne renouvelle pas sa licence LogiCentre.