Celui-ci permet la saisie de l’assiduité des enfants.
Pour le milieu familial subventionné, la fiche d’assiduité ainsi que la signature de celle-ci sont accessibles à partir de ce menu.
Selon l’état du dossier de l’enfant, différentes couleurs ou icônes peuvent apparaître. Habituellement, si vous déplacez le pointeur sur ceux-ci, une bulle apparaît pour vous informer.
Milieu familial subventionné – Présences #
Permettre la modification des présences :
Permet de modifier les codes de présences lorsque celles-ci sont bloquées suite à l.’envoi ou à l’impression d’une ou de plusieurs fiches d’assiduité.
Présences réelles / Allocations calculées :
Par défaut, vous voyez le tableau des présences. Si vous sélectionnez Allocations calculées vous aurez accès au tableau affichant les différentes subventions attribuées à chaque enfant ainsi que le total estimé des subventions.
Légende
Liste des codes de présences autorisés par le Ministère de la Famille (MFA) et leur description.
Actualiser
Supprime les informations de la période affichée pour mettre à jour selon les dernières entrées de données dans le logiciel (Service de garde, Dossiers des enfants, Calendrier).
Imprimer
Donne accès à un sous-menu qui permet l’impression de différents documents tels que :
- Réclamation de la subvention (accessible seulement AVANT le 1er janvier 2023)
- Fiche d’assiduité finale
- Fiche d’assiduité vierge
- Saisie manuscrite des présences
- Rapport par code de présence
- Fiche des présences
Il donne également accès à l’envoi des demandes de signatures des fiches d’assiduité.
Par défaut, c’est le parent ou les parents inscrits à l’entente qui sont cochés pour recevoir la demande de signature. Il est possible d’ajouter ou de modifier pour le 2e parent
Courriel (Responsable ou BC) :
Sélectionnez l’un ou l’autre pour faire parvenir les fiches. Pour l’envoi au BC, l’adresse courriel de celui-ci doit être entrée dans Paramètres, Subventionné.
Crayon :
Envoi une nouvelle demande de signature pour l’enfant correspondant.
Code QR :
Permet d’envoyer ou de scanner le code QR pour faire apparaitre la demande de signature pour la fiche d’assiduité à signer.
Case « 2 personnages » :
L’envoi de signature sera envoyer aux parents
Case « Dame » :
L’envoi de signature sera envoyé à la personne responsable.
Aide signature :
Donne accès directement à l’aide interactive à ce sujet.
Envoyer les demandes de signatures :
Permet d’envoyer l’ensemble des demandes de signatures en un seul clic. Cependant, si la clientèle n’a pas été stable durant la période, le bouton est grisé et l’envoi doit se faire de façon individuelle (crayon) pour chacun des enfants..
Rafraichir les signatures :
Permet de rafraichir la page pour voir si des signatures sont entrées.
Tableau Présences réelles (fiche d’assiduité) :
Code pour la journée
Permet l’inscription rapide des présences.
Selon la case grisée (C1 / C2 : C1=Case du haut / C2=Case du bas), le code inscrit sur cette ligne à l’une ou l’autre des journées s’inscrira également pour TOUS les enfants (dont la fréquentation est prévue à l’entente de services) à cette même journée.
Il suffit par la suite de gérer les exceptions (Par exemple, 1 enfant est absent. Si j’inscris un code P dans Code pour la journée, un code P apparaît pour tous les enfants, il suffit d’aller modifier le code P pour A pour l’enfant absent.)
Cases de présences
Dans le tableau, la ligne d’un enfant comporte 2 cases par jour (haut – AM et bas – PM).
La case du haut (AM) permet l’entrée d’un code entier (P, A, R, F, etc.) ainsi qu’un code 1/2 journée.
La case du bas (PM) est laissée vide lorsqu’un code entier est entré dans la case du haut. Elle permet seulement le code 1/2 journée.
Si vous avez inscrit un code 1/2 journée (AM ou PM) et que vous voulez obtenir une subvention complète pour cette journée, il est IMPORTANT de compléter les 2 cases (AM et PM) avec un code 1/2 journée. (Par exemple, un enfant est absent le matin et est présent l’après-midi. Il faut inscrire un code A 1/2 et un code P 1/2, les deux codes 1/2 journée donnent donc un code entier (1/2 + 1/2 = 1) donc vous aurez une subvention complète.)
Cliquer sur le [nom d’un enfant]
Permet d’accéder au dossier de cet enfant.
Double-cliquer sur le code [A] d’un enfant
Permet d’entrer les raisons de l’absence.
Milieu privé (Installation, Milieu familial) #
Feuille des présences
Les présences apparaissent à l’écran par période de 2 semaines.
Groupe
Cette mention apparaît pour les installations seulement. Si vous avez ajouté un groupe aux dossiers des enfants, il suffit de le sélectionner dans la liste afin de voir apparaître les enfants de ce groupe. Cet outil est utilisé afin d’éliminer le temps d’attente lorsqu’il y a plusieurs dizaines d’enfants à faire afficher.
Légende
Les codes à utiliser pour un service de garde PRIVÉ sont :
Présences et absences : P, P1/2, A, A 1/2
Journée de fermeture (autre qu’un férié) : F, F 1/2
Jour férié : AD
Enfant remplaçant un autre enfant : R, R 1/2
Actualiser
Supprime les informations de la période affichée pour mettre à jour selon les dernières entrées de données dans le logiciel (Service de garde, Dossiers des enfants, Calendrier).
Imprimer
Donne accès à un sous-menu qui permet l’impression de différents documents tel que :
- Feuille de présences
- Fiche d’assiduité
- Saisie manuscrite des présences
- Rapport par code de présence
Fenêtre Présences – Impression :
Options
Fiche d’assiduité – Permet d’ajouter un court texte personnalisé dans l’une ou l’autre des sections Signature responsable / Signature du parent.
Tableau Présences réelles (fiche d’assiduité) :
Code pour la journée
Permet l’inscription rapide des présences.
Selon la case grisée (C1 / C2), le code inscrit sur cette ligne à l’une ou l’autre des journées s’inscrira également pour TOUS les enfants (dont la fréquentation est prévue à l’entente de services) à cette même journée.
Il suffit par la suite de gérer les exceptions (Par exemple, 1 enfant est absent. Si j’inscris un code P dans Code pour la journée, Un code P apparaît pour tous les enfants, il suffit d’aller modifier le code P pour A pour l’enfant absent.).
C1=Case du haut / C2=Case du bas
Cases de présences
Dans le tableau, la ligne d’un enfant comporte 2 cases par jour (haut – AM et bas – PM) La case du haut (AM) permet l’entrée d’un code entier (P, A, R, F, etc.) ainsi qu’un code 1/2 journée. La case du bas (PM) est laissée vide lorsqu’un code entier est entré dans la case du haut. La case du bas (PM) permet seulement le code 1/2 journée. Si vous avez inscrit un code 1/2 journée (AM ou PM) et que vous voulez obtenir une subvention complète pour cette journée, il est IMPORTANT de compléter les 2 cases (AM et PM) avec un code 1/2 journée. (Par exemple, un enfant est absent le matin et est présent l’après-midi. Il faut inscrire un code A 1/2 et un code P 1/2) les deux codes 1/2 journée donnent donc un code entier (1/2 + 1/2 = 1) donc vous aurez une subvention complète.
Clique sur le [nom d’un enfant]
Permet d’accéder au dossier de cet enfant.
Double-clique sur le code [A] d’un enfant
Permet d’entrer les raisons de l’absence.